اندر آداب ای-میل
آقا هر کس فتيش يک چيزي دارد، من هم اعتراف ميکنم که فتيش اي-ميل دارم!
اما از نظر من يک اي-ميل کامل و عالي چه شکلي بايد باشد؟
۱. شناسه: شناسه اي-ميل قبل از هر چيز به شما ميگويد با چه نوع فرد يا سازماني رو به رو هستيد. رسميترين قالب تعريف شناسه، نام + نقطه + نام خانوادگي است. يک روش ديگر هم به کار بردن حرف اول اسم و بعد نام خانوادگي يا برعکس است (نام و حرف اول نام خانوادگي). البته در شرکتها، معمولا براي مديران يا رئيس شرکت و مدير عامل و… يک شناسه با فقط نام هم تعريف ميکنند. اين نوع تعريف شناسه براي نشانيهاي شخصي هم مباح است. شناسهاي که در آن عدد يا خط تيره داشته باشد اکيدا حرام است. براي اسامي تکراري در يک سازمان بزرگ هر تمهيدي قابل قبول است مگر اضافه کردن عدد.
۲. موضوع نامه (subject): اگر نامه موضوع نداشته باشد که اصولا خودش و صاحب نامه از دايره بررسي خارج هستند. کساني که تا آخر عمر از موضوع همان نامه اول استفاده ميکنند مرتد هستند (چون فقط با يک ريپلاي ميخواهند نامه جديد درست کنند حتي وقتي يک موضوع جديد را مطرح ميکنند). کساني که در موضوع نامه بيش از پنج شش کلمه ميگذارند هيچ امتيازي نميگيرند. موضوع نامه مثل تيتر زدن يک مطلب است و ميتواند ميزان استعداد و خلاقيت طرف را از نحوه انتخاب عنوان نامه بسنجيد.
۳. اندازه و قالب حروف: بهترين اندازه براي حروف نامه انگليسي ۱۱ است و قلم وردانا اکيدا توصيه ميشود. بهتر است متن نامه و ساير بخشها مثل امضا يا عبارت حفظ اسرار که انتهاي نامه ميآيد قدري متفاوت باشند. وجود قلمهاي مختلف در متن اصلي نامه نشانه مبرهن شلختگي است. کساني که قالب و سبک قلمهاي شما را در هنگام پاسخ عوض ميکنند بيمبالات هستند زيرا مثل اين است که دست خط شما را دستکاري کرده باشند.
۴. امضا: امضاي نامه بايد شامل نام و نام خانوادگي و عنوان سازماني باشد (مسلما براي نامههاي سازماني). حتما بايد بعد از عنوان يک خط فاصله باشد و بعد شماره تلفن و فکس سازمان. در انتها هم بايد نشاني اي.ميل دوباره ذکر شود تا اگر نامه بر روي کاغذ چاپ شد از دست نرود.
۵. عبارت حفظ اسرار: يک نامه جدي سازماني حتما عبارت حفظ اسرار دارد و بايد شامل محتواي زير باشد: نامه فقط براي مخاطب (يا مخاطبان) آن نوشه شده است و هر چه در آن ذکر شده است محرمانه است. اگر نامه به اشتباه دست شما رسيده است بايد آن را به آدرس (مثلا مدير سيستم براي آن نام دامنه) ارسال کنيد.
بهتر است عبارت حفظ اسرار با حروف کوچکتر با رنگ خاکستري درج شود.
۶. در ارسال نامه معمولا بايد تقاضاي تاييد خواندن نامه شود و کساني که نامه را باز ميکنند بايد آن را اجابت کنند و بگذارند سيستم تاييديه باز شدن نامه را براي فرستنده بفرستد. (وگرنه نشاني از بيکلاسي و بي ادبي است)
۷. در مورد کساني که نامه با غلط املايي ميفرستند اصلا حرفي نميزنم. ويرايشگر متن (Spell Checker) بايد همواره فعال باشد و خصوصا عنوان نامه را هم مرور کند.
۸. پيوست کردن فايلهايي که قبلا ويروس زدايي نشدهاند حرام است.
۹. مستحب است که موضوعات مختلف در نامههاي مختلف گنجانده شود خصوصا وقتي نامه به بيش از يک نفر ارسال ميشود.
۱۰. نشاني گيرنده (يا گيرندهها) و کساني که رونوشت ميشوند به دقت هر کدام در جاي خود قرار ميگيرد. کساني که به يک نامه گروهي پاسخ ميدهند و به جاي پاسخ به همه (Reply All) فقط به فرستنده پاسخ ميدهند لاابالي هستند (مگر اينکه به دليل خاصي نخواهند بقيه نامه بگيرند).
۱۱. وقتي به يک نامه پاسخ داده ميشود، اگر جواب چند بند دارد بايد پاسخ هر بند زير همان بند درج شود. نوع قلم (رنگ يا اندازه و…) بايد متفاوت باشد تا دريافت کننده بتواند به راحتي پاسخهاي هر نفر را دنبال کند. همينطور اگر يک مباحثه عمومي در جريان است هر کس نام خودش را در ابتداي پاسخي که ميدهد در ميان براکت قرار ميدهد.
۱۲. کساني که جوک، عکسهاي بيمزه (البته از نظر خودشان بامره)، لينک به خبرهاي خبرگزاريها و سايتهاي خبري و.. ميفرستند به شدت به يک پيادهروي احتياج دارند.
۱۳. در اين ممالک که ما هستيم رسم بر اين است به هر نامه ظرف حداکثر ۲۴ ساعت جواب ميدهند. در سازمانها، زمان پاسخگويي معمولا تعريف ميشود (در شرکت ما هر کس بايد نامههايش را هر دو ساعت بررسي کند و حداکثر ظرف هشت ساعت پاسخ دهد). نامههايي که برچسب فوري دارد فورا جواب ميگيرند. اگر حتي براي پاسخ دادن به نامهاي به زمان احتياج داريد رسم بر اين است که به نحوي به فرستنده نامه اطلاع دهيد.
پی نوشت: موضوع نامه هیچ وقت نباید هنگام پاسخ دادن عوض شود تا کسانی که نامه ها را بایگانی میکنند بتوانند تمام مکاتبات مرتبط را از روی موضوع پیدا کنند.
December 30th, 2005 at 4:57 am
اي ول به اين فتيش
December 31st, 2005 at 1:30 am
مثل همیشه جالب و مفید بود. راستی فتیش یعنی چه؟
January 1st, 2006 at 8:43 am
من هم مانند شما در رابطه با ایمیل دارای فتیش هستم! تنها در یک مورد بند 12 فکرمی کنم قرار دادن عکس هایی از آثار باستانی-فرهنگی کشور و یا لینک به سایت های مربوط به آن در ایمیل ها بد نیست.(بنا بر احتیاط واجب !)خصوصا حال که هر دم از باغ دولت ولایی بری می رسد که بوی گندش مشام جهانیان را مشمئز کرده(حتما شنیده اید که پاپ هم در پیام سال نو اراجیف احمدی نژاد را محکوم کرده است).من شخصا در ایمیل هایی که برای شرکت های دیگر (البته در امور بازرگانی خارجی )ارسال می کنم تجربه خوبی از این موضوع دارم.
موفق باشد ….
January 1st, 2006 at 5:31 pm
shoma behtareh dicteh khodetan ra ham dorost kinid bad enghadar ousa chosak bazi dar biarid. khili ehsas behetoon dast dadeh yadetoon rafteh ki boodid va az koja omadid
February 8th, 2006 at 12:13 pm
جدای از شوخی، فتیشیسم نامیدن حسن سلیقه شما در این مورد، بی انصافی خواهد بود. من خودم برای مکاتبات الکترونیکی و نه کاغذی، فونت verdana را ترجیح میدهم. ولی آنگونه که تاکنون دیده ام، در متون آرایش یافته ایمیل های رسمی در ممالک فرنگ، فونت times new roman را اغلب استفاده میکنند. بگذریم که این فونت به عنوان فونت پیش فرض در متون ساده نیز رواج دارد.